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Recomendaciones para eventos virtuales

marzo 8, 2021

¡La nueva tendencia para el 2021 son los eventos virtuales! El 2020 nos trajo nuevas formas de trabajar, nuevas formas de vender, y ha permitido que muchos negocios se reinventen para adaptarse a la nueva normalidad.

Los eventos virtuales son experiencias potentes que pueden ayudar a los negocios a ahorrar costos, aumentar el engagement  con su audiencia y clientes potenciales, generar leads, lograr una gran exposición de marca y ayudarlos a establecerse como líderes de la industria.

¿Pero qué es un evento virtual?
Un evento virtual, o en línea, es cualquier tipo de evento transmitido por internet. Esto incluye webinar (seminarios web, webinarios), demos de productos, clases magistrales o talleres, paneles, entrevistas, catas virtuales, y más. La creatividad en eventos virtuales no tiene límites.

A mayor escala, los eventos virtuales pueden incluir ferias u exposiciones comerciales, conferencias, convenciones empresariales, reuniones de comunicación interna.

Los eventos virtuales permiten a menudo a los participantes y audiencia acceso directo a los oradores. Esto genera confianza con los asistentes y aumenta la credibilidad de el negocio en la industria en la que se desarrolla como líder de opinión.

A continuación te damos algunos tips para la organización de tu próximo evento:

Define tu audiencia

Comprender a la audiencia y sus propósitos crearán una base sólida para un evento en línea exitoso.

  1. ¿Quienes asistirán?
  2. ¿Qué desafíos y problemas enfrentan?
  3. ¿Cuales son sus metas?

Ser consistente con la imagen del evento

Todos los materiales del evento, como presentaciones, invitación, y elementos gráfica en general deben estar en línea con la estética de la marca.

Al hacerlo, se creará una experiencia consistente para los asistentes y también hará que la marca gane reconocimiento en el top of mind.

Monetizar el evento, si es posible

Si la estrategia en línea puede ser rentabilizada, se pueden incorporar las siguientes acciones:

  1. Optar por donaciones.
  2. Cobra una pequeña tarifa por una experiencia seleccionada.
  3. Cobrar por el acceso ilimitado al contenido durante y después del evento.
  4. Buscar patrocinadores.
  5. Vender productos digitales: libros, revistas, etc.
  6. Incorporar un botón de pagos para la venta de productos o servicios. 

Incluso si el evento virtual es de acceso gratuito, es posible implementar un botón para donaciones voluntarias. 

Apóyate en expertos

Los eventos virtuales podrían ser más desafiantes que los eventos offline o presenciales. Con tantos factores tecnológicos y diferentes estrategias vale la pena apoyarse en expertos para que la experiencia y calidad del evento sea memorable. Solicita una cotización.

El tema y contenido

El contenido es el rey, ¡pero brindar experiencias memorables es su reina!

Los asistentes al evento están invirtiendo tiempo para aprender algo, así que es importante ser muy específico en el tema y el contenido para proporcionar el mayor valor posible a la audiencia. Por ejemplo, si la empresa se dirige a dar servicios de tecnología, se deben evitar temas muy generales como «Infraestructura», y se puede enganchar con un tema como «Ahorro de costes con infraestructura ABC». Posterior, se recomienda dividir este conocimiento en segmentos pequeños. Esto ayudará a mantener a la audiencia más enganchada con el contenido del evento virtual.

El formato.

Una vez definido el tema, es hora de planificar el formato virtual que se va a utilizar. A continuación, se muestran algunos formatos populares:

  1. Webinar
  2. Taller de capacitación
  3. Congreso o convención
  4. Reunion de comunicación Interna
  5. Team buildings
  6. Rueda de negocios virtuales
  7. Ceremonias
  8. Asambleas y votaciones
  9. Kick Off
  10. Demo de un producto digital

Dinámica

Es importante definir la dinámica que se va a manejar en el evento previamente, y hacer un ensayo con anticipación para establecer tiempos de cada uno de los segmentos del evento y que todo el equipo funcione correctamente, que las diapositivas estén en orden y que los speakers conozcan la plataforma:

  1. Presentador único: Un presentador comparte sus ideas o consejos.
  2. Presentadores duales: Dos presentadores pueden ayudar a informar e involucrar a la audiencia desde dos perspectivas diferentes.
  3. Panel: Un grupo de expertos que hablen sobre un tema específico.
  4. Entrevista: Presenta a un conocido orador invitado para aumentar la asistencia y desarrollar tu propia autoridad.
  5. Demostración del producto: Si estás promocionando un producto, el formato de demostración o tutorial del producto puede ser una excelente manera de mostrar lo que vendes.

Estableciendo una fecha y hora

Tenga en cuenta también las zonas horarias. Al elegir una fecha y hora, se debe considerar las actividades diarias de su audiencia. 

Difusión y promoción

Dependiendo del tipo de evento virtual, es importante crear una atractiva landing page con toda la información, cronograma, perfiles de los ponentes, videos, etc. Además, puede utilizarse para que los asistentes se registren, den información adicional para futuras acciones de ventas.

Invita a tus actuales clientes o potenciales clientes por correo electrónico.

El correo es indispensable para la promoción de cualquier evento online. Si la empresa tiene una base de datos de correos electrónicos se debe promocionar el evento entre sus suscriptores.

Antes de que el evento se lleve a cabo recomendamos enviar un correo electrónico de recordatorio uno o dos días antes del evento, así como uno aproximadamente una hora antes de que comience. También se puede usar el correo electrónico después del evento para enviarles información ampliada, las presentaciones, algún descuento o simplemente realizar una encuesta sobre el evento.

Recuerda… los eventos no cambiaron, lo único que cambio es el ¿cómo hacerlo?. No te quedes atrás, la innovación constante a través de este recurso ayudará a potenciar tu marca, desde Mentha hemos apoyado a empresas y fundaciones en la organización y ejecución de sus eventos virtuales. Contáctanos para más información

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